おはようございます！るーさんです。

寒いようで生暖かい「梅雨」の時期が近づいていて、何とも言えない気持ちです。
＃雨か～

さて、今日は
「１番伝わる説明の順番」についてお話します。
＃今回もモリモリな内容なので
＃２日間に分けてお伝えします

〇説明が下手な人は、何が間違っているのか

説明が上手な人、下手な人

説明が上手な人もいれば、下手な人もいます。
説明が下手な人の話を聞いても、結局何が言いたいのかよくわからないことがありますよね。
一方、説明が上手な人の話を聞くと、今までわからなかった事柄が理解できたりする。
この違いは、何でしょうか。

「頭がいい人は説明がうまい」と言われることもあります。
では、大学教授はどうでしょうか。
大学教授は頭がいいに違いないですが、その講義が退屈で眠気を誘うものだったり、内容が頭に入ってこなかったりする場合もありますよね。つまり、頭がいい人が必ずしも説明が上手だとは限らないんです。

残念な説明の特徴

では、説明が下手な人は何を間違えているのでしょうか。
その特徴は、3つあります。

1つ目は、考えた順番で説明してしまっていること。
「考えた順番」と「説明する順番」は違うということを肝に銘じましょう。
「自分の考えた順番」ではなく、「相手が聞きたい順番」で話すようにすることが大切です。

2つ目は、相手の理解度を意識していないこと。
テレビのニュースなどで、専門家が登場して解説することがありますよね。
多くの場合、一般人にとって、その説明はぶっちゃけ難しくてわかりにくい。
それは、聞き手のレベルに合わせた説明ができていないからなんです。

「専門外」の人たちと話すときには、相手がどの程度の前提知識を持っているのか、またどの程度の詳細さで物事を理解したいのかを知っておく必要があります。相手と言葉を交わしたり、相手の様子をうかがったりして、相手に応じて伝わる言葉や例を用いて話すようにしましょう。

3つ目は、言いたいことがわかっていないこと。
自分が何を言いたいのか、どのようにしたら伝わるのかを整理できていないケースです。
伝えたい内容を紙に書き出すなどして、考えをまとめあげてみましょう。

残念な説明をしてしまう人は、あまり深く考えず、「なんとなく説明したつもりになっている」という共通点があります。そんな人に取り組んでほしいのが、先ほど紹介した「3つの残念な説明」をひっくり返すことです。
つまり、(1)何をどの順番で説明するのか意識する、(2)説明する相手の理解レベルを意識する、(3)何を言いたいのか決めてから話すの3つを心がけるのが効果的なんです。

〇わかりやすい説明の順番

相手の思考を想像する

説明とは「コミュニケーション」の１つですよね。
「説明」というと一方通行のものをイメージするかもしれないですが、説明が上手な人ほど、相手とうまくコミュニケーションを取りながら進めていることがほとんどです。
何も言葉を交わしたり、質問のやりとりをしたりすることだけではありません。
「この表現だとわかってもらえないかもしれない」「別の例を使ったほうがいいかもしれない」など、相手を観察し、相手の思考を想像して、それに柔軟に対応しつつ話すことが重要なんです。

なお、柔軟な対応は必要ですが、伝えるべき内容からブレないように気をつけましょう。
あくまで説明の目的は、相手に情報を伝え、理解してもらうことですからね。

「自分主導の説明」と「相手主導の説明」の違い

説明の順番には、基本のパターンがあります。
これを押さえておけば、何も難しいことはありません。
＃マスターしちゃおう

説明の順番を解説する前に、知っておくといいポイントがあります。
それは、説明には「自分主導の説明」と「相手主導の説明」の２種類があるんです。

「自分主導の説明」とは、自分の主張や結論を伝えることを目的として行う、自分の意見を伝えたいという意志が強い時の説明です。自分から相手に説明する場合や、仕事の上での商品説明やプレゼンテーションも「自分主導の説明」に該当します。「ゼロから組み立てる説明」とも言い換えられますよ。

「相手主導の説明」とは、相手から説明を求められた場合に行う、相手の要望に応える説明のことです。
「この商品が売れなかった原因はなんだ?」「夕焼けはどうして赤いのですか?」などの質問がこれにあたります。
つまり、「問いに答える説明」ですよね。

①前提をそろえる

ここから、「自分主導の説明」における基本の順番を具体的に紹介しますね！
基本の順番は5つの段階に分けられます。
(1)前提をそろえる、(2)結論・主張・本質、(3)根拠・理由・事実、(4)補足情報、(5)結論・相手に促したいアクションの５つです。

まず「前提をそろえる」について。
よく「結論から話せ」と言われますが、それよりも先に前提をそろえましょう。
前提とは、これから話す内容について、相手がどの程度の知識を持っているかということ。

相手の知らないことを話すときや、過去に話したことはあるけれどその内容を覚えていなさそうな場合には、前提情報を共有しましょう。
たとえば新任の上司に対して自分の顧客の話をするとき、過去の経緯や取引履歴を簡単に説明し、相手と自分の知識レベルをそろえる必要がありますよね。

さらには、相手の理解度に合わせて説明のレベルを調節することも重要です。
ほかの業界の人や、はじめて打ち合わせに参加する人に向けて説明するときには、言葉の難易度や専門性をそろえて話すようにする。具体的には、小・中学生に説明するくらいのつもりで話すのがおすすめですよ。
「相手がわかっていない」という前提にたって言葉を選び、何をどの順番で伝えるかを考えましょう。

加えて、「話の範囲」をそろえることも意識できると、より相手に伝わりやすくなります。
目的は、限られた時間の中で、最適な情報量で伝えることですよね。
「あなたが知りたい内容のうち、今日はこの部分だけをお話しします」とあらかじめ伝えれば、相手の期待値を調整できます。打ち合わせの時間が短すぎる場合や取り扱う情報量が多すぎるとき、緊急の課題のみに集中したいときなどに有効ですよ。

②結論・主張・本質

2つ目は、「結論・主張・本質」。
結論とは、あなたが伝えたいこと、説明したいことを「まず一言で伝えること」を指します。
相手が大まかに全体像を把握しているときなど、話の前提がそろっている場合には、ここからスタートしましょう。たとえば「X社への提案は、失敗に終わりました」という結論があったとしましょう。
これは、X社に対してどういう提案をしていたかという経緯を理解している人にのみ有効ですよね。
前提がそろっていないなら、きちんと共有してから結論を伝えましょう。

聞き手になんらかのアクションを求める場合には、先に「期待する行動」を主張しておくとスムーズですよ。
「この提案をこの場で承認していただきたい」「改善すべき点をアドバイスしてほしい」などの要望は、あらかじめ伝えておきましょう。
そうすれば相手は、どういう意識で話を聞けばよいのかわかりますよね。
これを省略すると、すべて話し終わったあとに「もう一回、説明して」などと言われることになりかねないんです。
つまり、話をきいていないのか、って相手には捉えられるし、話し手にとっては「伝えているのに」っていうズレが生じます。

本質とは、「その出来事をうまく表した一言」のことです。
あなたの考える「解釈」とも言えます。
「要するに～」「つまり～」などといったふうに、一言に要約できるんですね。
自分が飲んでいるサプリについて説明するなら、「このサプリは、肝機能を改善する薬です」などと要約できますよね。自分の考えを伝え、それを相手に説明していく流れを作るんです。

③根拠・理由・事実

前提をそろえ、結論や主張を伝えたら「根拠・理由・事実」を伝えます。
根拠や理由を伝えるときのポイントは、
(1)これから理由を伝えることを伝える、(2)理由をできれば3つに絞る、(3)理由や根拠は客観的事実で構築する、の3つです。

自分の主張や結論がある場合、まず「これから理由を伝えますよ」ということを伝えよう。
「今回の企画開発についてお話しさせていただきます。この企画を実行することで、今季の売上げ目標を達成できます。その理由は3つあります。それは──」という流れです。
結論・主張を伝えたあと、それを支える根拠を3つにまとめましょう。

結論や主張がない説明の場合、前項で紹介した「本質」を伝えることになります。
商品の機能説明や新商品の開発計画の説明といったケースが、これにあたりますよね。

自分の解釈を伝えるにあたっては、客観的事実で述べることを意識したいところ。
自分の考えに基づいた説明だけでは、相手からは「うーん、そうかなあ?」といった反応が返ってくることになるでしょう。数字やデータを活用し、客観的事実に基づいたロジカルな説明になるように心がけましょう。

④補足情報

次に、補足情報を伝えます。
これは、経緯や根拠にいたった背景、伝えなくても大きな問題がない話題です。
「根拠の根拠」や「根拠を補足する背景」ともいえますね。
誰かを説得したりプレゼンを通したりするときには必要な情報ですあ、日常会話では省いたほうがいいかもしれない。
＃日常会話でつかうと
＃まわりくどい人に思われやすいかも・・

⑤結論・相手に促したいアクション

最後に、結論・相手に促したいアクションを伝えること。
冒頭ですでに結論や主張を伝えているので、不要だと考えるかもしれませんが、結論以降の根拠や補足情報の説明が長くなればなるほど、聞いている側は話の出口を見失いがち。
「結局、どういうことだったの?」「言いたいことってなんだっけ?」と思わせないよう、最後にもう一度、結論や主張を伝えるようにすると、話をぶれずに相手に伝えることができます。

また購入の決断や決裁判断など、相手に求めるアクションがある場合も、最後に改めて伝えるといいですよ。

ここまで読んでいただき、ありがとうございます！
説明することは、誰にでも上手に相手に伝えることができます。
今回書いた内容を頭の中に入れて、実践回数を増やせば確実に「説明上手」だと相手は思いますよ✨

おしまい。